Microsoft 365 is bij de meeste bedrijven onmisbaar geworden, het biedt de organisatie veel functionaliteiten zoals e-mail, data opslag en samenwerkingssoftware bijvoorbeeld teams. De Microsoft 365 omgeving is een robuust platform met een hoge beschikbaarheid. Maar waarom is een back-up dan nog noodzakelijk en belangrijk?

Hoe bescherm ik mijn Microsoft 365 data?

Veel bedrijven maken de overstap naar Microsoft 365, deze omgeving zorgt voor een hoge beschikbaarheid van de diensten geleverd aan uw organisatie zoals; e-Mail, SharePoint, OneDrive en Teams. Als organisatie blijf je zelf verantwoordelijk voor de data, er wordt geen back-up gemaakt van de data (bestanden, gegevens) binnen deze Microsoft 365 diensten.

4 Reden waarom u een back-up maakt van uw Microsoft 365 omgeving;

Hier volgen een aantal redenen waarom een back-up oplossing van Microsoft 365 onderdeel moet zijn van uw security maatregelen:

1. Data of gegevens verlies; Er zijn verschillende beveiligingsmaatregelen binnen de Microsoft 365 omgeving maar je kunt alsnog situaties tegenkomen waardoor je gegevens zou kunnen verliezen. Denk aan menselijke fouten, kwaadwillende acties, technische storingen of cyberaanvallen. Door het regelmatig maken van een back-up heb je altijd een kopie van de data om het te herstellen.

2. Data of gegevens herstel; Het kan voorkomen dat iemand binnen uw organisatie per ongeluk gegevens heeft verwijderd of aangepast. Met een back-up oplossing bent u in staat oudere versies te herstellen en verwijderde documenten terug te halen.

3. Compliance of wettelijke eisen; Vele bedrijven moeten voldoen aan bepaalde voorschriften zoals bewaartermijnen of andere zaken die ge-audit moeten kunnen worden. Een back-up oplossing zorgt ervoor dat je e-mails, documenten of andere gegevens veilig kunt opslaan zodat je voldoet aan deze eisen.

4. Ransomware en Malware; We hebben hier helaas allemaal wel veel van gehoord, het is tegenwoordig niet meer de vraag of je als organisatie hiermee in aanraking komt maar eerder wanneer. Deze software zorgt ervoor dat al uw bedrijfsgegevens worden versleuteld en er wordt losgeld gevraagd voor het herstellen van je bestanden. Door het hebben van een back-up oplossing met een recente back-up kan je bestanden herstellen naar een eerder, niet-geïnfecteerde staat waardoor uw bedrijfsvoering geen gevaar meer loopt.

Maak een back-up oplossing van Microsoft 365 onderdeel van uw security maatregelen!

Als organisatie is het belangrijk om passende maatregelen te implementeren voor de IT omgeving zodat de bedrijfsvoering niet in gevaar komt. Met name dreigingen van buiten af door cyberaanvallen blijven maar toenemen. Om te zorgen dat de back-up strategie voor Microsoft 365 voldoet aan de eisen en wensen van je organisatie hangt van een aantal zaken af, waaronder de grootte van je organisatie, de type gegevens met de bijbehorende wettelijke of specifieke eisen waaraan het moet voldoen.

Hieronder volgen wat handvaten voor het opzetten van de juiste back-up oplossing voor Microsoft 365.

Neem een gespecialiseerde back-up oplossing voor Microsoft 365: Hiervoor zijn verschillende diensten uit de markt beschikbaar. Deze oplossingen zorgen meestal dat de back-ups geautomatiseerd volgens een vastgesteld schema verlopen, de opslag beveiligd is, en er voldoende mogelijkheden zijn om de gegevens op verschillende niveaus te herstellen.

Stel een back-up beleid vast: Hoe vaak moeten back-ups worden gemaakt, welke gegevens moeten worden opgenomen in de back-up en hoe lang worden back-ups bewaard. Elk bedrijf of sector heeft zo zijn eigen behoefte of wettelijke eisen die opgenomen moeten worden in een dergelijk back-up beleid. Meesstal wordt er gekozen voor het maken van dagelijkse back-ups die ten minste een jaar worden bewaard.

Beveilig de back-ups; Zorg dat de back-ups worden versleuteld, zowel tijdens het proces (de data overdracht) als bij de opslag ervan. Bewaar de back-ups altijd op een andere locatie dan waar de primaire data opgeslagen staat. Hierdoor voorkomt je dat er in het geval van dreigingen de back-ups niet door dezelfde dreiging kunnen worden getroffen.

Test uw back-ups regelmatig; Test regelmatig uw back-up- en herstelprocedures om er zeker van te zijn dat ze werken.

Samenvattende blijf je als organisatie zelf verantwoordelijk voor de data, er wordt standaard geen back-up gemaakt van de data binnen de Microsoft 365 omgeving. Wij adviseren je dan ook een back-up oplossing aan uw Microsoft 365 omgeving toe te voegen.

Wilt u meer weten of wilt u hulp bij het zoeken van de juiste passende oplossing? Neem gerust en vrijblijvend contact op, wij staan u graag te woord!